Cómo autocompletar formularios usando IA a partir de documentos
¿Te imaginas que un usuario pueda subir una póliza de seguros, una factura o un contrato y que un formulario se complete automáticamente con la información encontrada en ese documento?
En lugar de obligar al usuario a leer el documento y copiar manualmente cada dato, la inteligencia artificial puede analizar su contenido, identificar la información relevante y utilizarla para completar los campos del formulario.
Esto es justamente lo que puedes hacer con Zaptic.
Del documento al formulario automáticamente
Supongamos que tienes un formulario para registrar una póliza de seguros.
Normalmente, el usuario tendría que abrir su póliza y copiar manualmente información como:
- Nombre del asegurado
- Número de póliza
- Compañía aseguradora
- Fecha de inicio
- Fecha de vencimiento
- Tipo de cobertura
- Importe asegurado
Dependiendo de la cantidad de campos, este proceso puede ser lento y, además, es muy fácil cometer errores al transcribir información.
Con Zaptic, el flujo puede ser mucho más sencillo:
Un ejemplo: autocompletar una póliza de seguros
Imaginemos un sitio web de una compañía de seguros que necesita recopilar información de sus clientes.
En lugar de mostrar un formulario en el que el usuario tenga que escribir todos los datos de su póliza, podemos permitirle simplemente subir el documento.
El usuario sube su póliza y Zaptic analiza el contenido utilizando IA.
En cuestión de segundos, los campos pueden aparecer completados automáticamente con la información encontrada en el documento.
El usuario simplemente revisa la información, realiza cualquier corrección que considere necesaria y envía el formulario.
De esta manera, evitamos que tenga que buscar cada dato dentro de la póliza y copiarlo manualmente.
¿Cómo funciona?
Zaptic está diseñado para convertir el contenido de documentos en datos estructurados.
Primero defines qué información necesitas obtener. Para ello vamos a decirle a Zaptic que campos necesito que sean llenados, así que vamos a marcar la opción «Autofill from Zaptic» en los ajustes de cada campo
Zaptic recibe el contenido del documento y utiliza inteligencia artificial para localizar la información correspondiente.
El resultado es una respuesta estructurada que puede utilizarse para completar automáticamente los campos de tu formulario o para integrarse con cualquier otro sistema.
Si tengo un campo de tipo repetidor?
A veces tenemos que autollenar campos que suelen repetirse como «Proyectos desarrollados» para el caso de CV o para «Coberturas básicas»en el caso de Pólizas.
Zaptic también puede llenarlo automáticamente, sólo tienes que activar la opción «Autofill from Zaptic» en el mismo repetidor y además dentro de cada subcampo.
No necesitas desarrollar todo desde cero
Una de las ventajas de Zaptic es que no necesitas construir una integración completa desde cero.
Si utilizas WordPress, puedes aprovechar los plugins gratuitos de Zaptic para integrar esta funcionalidad directamente en tus formularios.
Actualmente puedes utilizar:
1. Zaptic Autofill para WPForms
Si utilizas WPForms, puedes instalar gratuitamente Zaptic Autofill for WPForms desde el directorio oficial de WordPress.
El plugin permite agregar la funcionalidad de autocompletado mediante IA a tus formularios y utilizar el contenido de un documento para completar automáticamente los campos correspondientes.
2. Zaptic Autofill para Ninja Forms
Si utilizas Ninja Forms, también puedes utilizar gratuitamente Zaptic Autofill for Ninja Forms.
De esta forma puedes implementar el mismo concepto en sitios que ya utilizan Ninja Forms sin tener que desarrollar la integración desde cero.
¿Todo esto es gratis?
Sí. Puedes comenzar utilizando Zaptic de forma gratuita y probar este tipo de automatizaciones sin necesidad de realizar una inversión inicial, para ellos te recomendamos el pack KickStart
Los plugins de Zaptic para WPForms y Ninja Forms son gratuitos, por lo que puedes instalarlos y comenzar a experimentar con el autocompletado de formularios mediante IA.
Esto resulta especialmente útil si eres desarrollador, estás creando un sitio web para un cliente o simplemente quieres comprobar cómo funciona antes de incorporarlo a un proyecto.
¿Y si necesito procesar muchos documentos?
Si tu sitio comienza a recibir un volumen importante de documentos o necesitas utilizar Zaptic de forma intensiva, entonces sí puede ser conveniente contratar un plan de pago.
La idea es sencilla: puedes comenzar gratis y pasar a un plan superior cuando realmente necesites más capacidad.
Así puedes probar primero la tecnología y comprobar que se adapta a tu proceso antes de asumir un costo.
¿Y si utilizo otro constructor de formularios?
Actualmente existen plugins gratuitos de Zaptic para WPForms y Ninja Forms, pero si utilizas otro constructor de formularios y necesitas una integración específica, también podemos ayudarte a crear el plugin completamente gratis.
Por ejemplo, si utilizas Elementor para crear tus formularios y necesitas un plugin que conecte Zaptic con Elementor, podemos desarrollar esa integración para ti.
Lo mismo aplica para otros constructores o soluciones que necesiten conectarse con Zaptic.
La idea es que no tengas que limitarte a los plugins que ya existen: si necesitas una integración específica, podemos desarrollarla sin costo alguno.
¿Y si quiero crear mi propia integración?
Si tienes un proyecto desarrollado a medida, tampoco estás limitado a WordPress.
Puedes integrar Zaptic directamente mediante su API REST y crear tu propia solución de autocompletado.
Esto permite utilizar Zaptic prácticamente con cualquier tecnología capaz de realizar solicitudes HTTP.
Puedes consultar la documentación para desarrolladores para conocer cómo realizar estas integraciones:
Más ejemplos de autocompletado con IA
El ejemplo de las pólizas de seguros es solo una posibilidad.
El mismo concepto puede aplicarse a muchos otros documentos y procesos.
Facturas
Un usuario puede subir una factura y obtener automáticamente datos como:
- Número de factura
- Fecha
- Nombre del proveedor
- Identificación fiscal
- Importe total
- Impuestos
- Moneda
Contratos
También puedes extraer información de contratos, como:
- Nombre de las partes
- Número de contrato
- Fecha de inicio
- Fecha de vencimiento
- Importes
- Condiciones específicas
Documentación de clientes
Si un proceso requiere que un cliente complete un formulario utilizando información que ya aparece en un documento, puedes utilizar IA para evitar que tenga que copiarla manualmente.
En todos estos casos, el objetivo es el mismo:
El usuario proporciona el documento y la IA se encarga de encontrar la información que necesitas.
¿Por qué autocompletar formularios con IA?
El objetivo no es simplemente añadir inteligencia artificial porque sí.
En muchos procesos, el usuario está introduciendo información que ya existe dentro de un documento.
Si esa información puede extraerse automáticamente, puedes conseguir:
- Menos escritura manual.
- Menos errores de transcripción.
- Formularios más rápidos de completar.
- Una mejor experiencia para el usuario.
- Procesos internos más eficientes.
- Información estructurada que puede utilizarse posteriormente en otros sistemas.
Y el usuario sigue teniendo el control: puede revisar los datos obtenidos por la IA, modificarlos si es necesario y posteriormente enviar el formulario.
Ese es el objetivo: convertir información que ya existe en documentos, en datos que tus formularios y aplicaciones puedan utilizar automáticamente.
